Für kleine Betriebe

Sie führen einen kleinen Betrieb, und Ihre Mitarbeitenden nutzen KI – vielleicht schon, bevor es dafür eine Regel gibt? Hier finden Sie Antworten auf vier Fragen, die sich dabei oft stellen, und am Ende eine kurze Checkliste. Ob eine bestimmte Nutzung erlaubt ist, beurteilt dieses Angebot nicht. Es zeigt, worauf Sie achten können und wo Sie selbst nachsehen sollten. ^Grundsatz Die Größe ist nur eine Orientierung. ^Grundsatz Arbeiten Sie allein, passt „Für Handwerk und Selbstständige“ besser. Gibt es einen Betriebsrat oder Fragen zu Verträgen und Datenschutzbeauftragten, lesen Sie zusätzlich „Für den Mittelstand“.

Nutzen Mitarbeitende ihre privaten KI-Konten für die Arbeit, landen Betriebsdaten in Konten, die der Betrieb nicht verwaltet. Nach Einschätzung der Aufsichtsbehörden droht ohne klare Regeln eine eigenmächtige Nutzung. ^{Q13 Abschn. 2.2} Dazu kommen die Bedingungen der privaten Tarife: Bei OpenAI ist geschäftliche Nutzung von Plus und Pro vorgesehen, aber ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Verbraucher-Bedingungen von Anthropic sehen für Free, Pro und Max nur nicht-kommerzielle Nutzung vor. ^{Q20, Q19; Q24, Q46} Zu regeln sind deshalb vor allem drei Dinge: welche Konten genutzt werden, welche Daten hineingehören und wer was sehen kann. Wie eine einfache Regel aussehen kann, steht bei Frage 2.

• Privat mit privater E-Mail-Adresse anmelden. So landet ein privates Konto nicht im Firmenkonto. ^{Q20, Q43; Q24, Q46}
• Geteilte Links wie öffentlich behandeln. Einen Link aus einem privaten ChatGPT-Konto kann jeder öffnen, der ihn hat; bei Claude gilt das für öffentliche Links. Vor dem Teilen prüfen, was im Chat steht: Ein geteilter ChatGPT-Chat kann auch hochgeladene Dateien enthalten. ^{Q55, Q51}
• Alte Links löschen. Beide Anbieter listen geteilte Chats in den Einstellungen. Ein gelöschter Link entfernt aber keine Kopien, die andere schon gemacht haben. ^{Q55, Q51} → So geht’s
• Im Betrieb offen sagen, wer was sehen kann. Die Aufsichtsbehörden empfehlen, bei gemeinsamer Nutzung transparent zu machen, ob die Eingabehistorie gespeichert wird. ^{Q13 Abschn. 1.10}
• Betriebliche Konten statt privater. Die Aufsichtsbehörden empfehlen, dass Arbeitgeber Geräte und Konten bereitstellen, möglichst mit einer Funktions-E-Mail-Adresse statt mit Namen. ^{Q13 Abschn. 2.4}

Die Aufsichtsbehörden empfehlen klare, dokumentierte Vorgaben mit Beispielen dafür, wofür KI genutzt werden soll und wofür nicht. Eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung bietet sich nach ihrer Ansicht dafür an. ^{Q13 Abschn. 2.2} Eine einfache Regel kann diese Punkte abdecken, jeweils mit ein, zwei Beispielen aus Ihrem Alltag:

1. Wofür ja, wofür nein. Ein Betrieb könnte etwa festlegen: Entwürfe für Werbetexte ja, Bewerbungen und Krankmeldungen nein.
2. Welche Konten. Der Betrieb stellt die Konten bereit, möglichst mit einer Funktions-E-Mail-Adresse statt mit Namen. ^{Q13 Abschn. 2.4}
3. Welche Einstellungen. Die Konten sind von Beginn an so eingestellt, dass keine Eingaben fürs Training genutzt werden und keine Historie über die Sitzung hinaus gespeichert wird. ^{Q13 Abschn. 2.5}
4. Welche Daten nicht hineingehören. Siehe Frage 4.
5. Ergebnisse prüfen. Ergebnisse mit Personenbezug werden kritisch geprüft; Entscheidungen mit Rechtswirkung trifft grundsätzlich ein Mensch. ^{Q13 Abschn. 3.3, 1.6}
6. Wen man fragt. Eine Person im Betrieb sammelt Fragen und hält die Regel aktuell.

Schreiben Sie die Regel auf und gehen Sie sie mit allen durch – das ist zugleich ein Teil der Einweisung (Frage 3). Eine fertige Vorlage bietet dieses Angebot nicht. Ob eine Regel für Ihren Betrieb ausreicht, beurteilt es nicht.

KI-Kompetenz

KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung: Wer KI-Systeme anbietet oder im Betrieb einsetzt, ergreift Maßnahmen, um die KI-Kompetenz seines Personals und anderer Personen in seinem Auftrag zu fördern – passend zu Vorwissen, Erfahrung, Ausbildung und Einsatz. ^{Q16 Art. 4 n. F.} Die Pflicht gilt seit 02.02.2025, in der neuen Fassung seit 27.07.2026. Ein bestimmtes Kompetenzniveau je Person muss nicht garantiert werden. ^Q16 Auch ein Handwerksbetrieb, der ChatGPT im Betrieb nutzt, kann „Betreiber“ sein. Gemeint ist Förderung, etwa eine Einweisung, kein Zertifikat.

Ob bestimmte Daten im Einzelfall in einen KI-Chat dürfen, beurteilt dieses Angebot nicht. ^Grundsatz Zur Orientierung hilft eine Einteilung in drei Gruppen: was nie hineingehört, was erst nach Klärung hineingehört – beides steht in der Liste unten – und Eingaben ohne Angaben über Personen und ohne Betriebsgeheimnisse, etwa ein allgemeiner Werbetext. Bei der dritten Gruppe stellen sich die Fragen nach Personendaten nicht. Training, Speicherung und das Prüfen der Ergebnisse bleiben trotzdem Themen. Vorsicht beim Einordnen: Personenbezogen sind nach der DSGVO alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare Person – nicht nur Namen, sondern etwa auch Kennnummern oder Standortdaten. ^{Q40 Art. 4 Nr. 1}

Gilt für alle:

• Passwörter, PINs, TANs und andere Zugangsdaten
• Konto-, Kreditkarten-, Ausweis- und Steuernummern
• Angaben über andere Menschen, die davon nichts wissen
• Namen und Adressen auf abfotografierten Briefen – decken Sie sie vorher ab. Zum Erklären eines Briefs braucht die KI sie in der Regel nicht. Aber: Nur den Namen zu entfernen, reicht oft nicht (siehe Beispiel).

Warum: Eingaben werden beim Anbieter gespeichert, können in bestimmten Fällen von Menschen beim Anbieter gelesen werden und werden für andere sichtbar, wenn Sie einen Chat über einen Link teilen (→ Die vier Fragen). ^{Q49, Q50, Q55, Q56} OpenAI rät selbst, Passwörter, Kontonummern, Gesundheits- und Finanzangaben nicht in geteilte Inhalte zu schreiben. ^Q55

Im Betrieb zusätzlich – nur nach Klärung:

• Kunden- und Mitarbeiterdaten: Dafür braucht es eine Rechtsgrundlage. Namen und Anschriften zu entfernen, reicht nach Ansicht der Aufsichtsbehörden regelmäßig nicht, weil der Zusammenhang die Person verraten kann. ^{Q13 Abschn. 3.1}
• Gesundheitsdaten und andere besonders geschützte Daten (etwa Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit): Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt; Ausnahmen regelt Art. 9 Abs. 2 DSGVO. ^{Q40 Art. 9 · Q13 Abschn. 3.2}
• Bewerber- und Personaldaten: vorher fachkundig prüfen lassen, ebenso bei Gesundheits- und Kinderdaten. ^Grundsatz
• Betriebsgeheimnisse, Zeichnungen, Unterlagen von Kunden oder Lieferanten: Prüfen Sie vorher, was Ihre Verträge dazu sagen. Hier geht es nicht nur um Datenschutz (siehe Szenario „Technische Unterlagen“).

Diese Schritte greifen die vier Fragen auf. Es sind Empfehlungen, keine Prüfung Ihres Einzelfalls. ^Grundsatz

• Betriebliche Konten bereitstellen und von Beginn an so einstellen, dass keine Eingaben fürs Training genutzt werden und keine Historie über die Sitzung hinaus gespeichert wird – möglichst mit einer Funktions-E-Mail-Adresse statt mit Namen. Das empfehlen die Aufsichtsbehörden. ^{Q13 Abschn. 2.4, 2.5}
• Eine einfache KI-Regel aufschreiben und mit allen durchgehen. ^{Q13 Abschn. 2.2} → Frage 2
• Kurz einweisen: Nach der KI-Verordnung fördern Betreiber die KI-Kompetenz ihres Personals. ^Q16 → Frage 3
• Private Konten privat halten: Wer KI privat nutzt, meldet sich mit einer privaten E-Mail-Adresse an. Ein Konto mit Firmenadresse kann bei beiden Anbietern mit dem Firmenkonto verbunden werden; dann können Administratoren auf Inhalte zugreifen. ^{Q20, Q43; Q24, Q46}
• Kundendaten nur nach Klärung: Nur den Namen zu streichen, reicht nach Ansicht der Aufsichtsbehörden regelmäßig nicht. ^{Q13 Abschn. 3.1} → Frage 4
• Bei Daten von Mitarbeitenden, Bewerber-, Gesundheits- oder Kinderdaten den Einsatz von KI vorher fachkundig prüfen lassen. ^Grundsatz
• Ergebnisse prüfen, bevor sie zum Kunden gehen. Beide Anbieter weisen darauf hin, dass Ausgaben ungenau sein können und vor der Verwendung geprüft werden sollen. ^{Q20, Q23, Q24, Q43} → So prüfen Sie eine Antwort

Passend dazu: der Selbstcheck mit bis zu sieben Fragen zum Ankreuzen. Mit Betriebsrat oder Fragen zu Verträgen: siehe „Für den Mittelstand“. ^Grundsatz